Todo es Negociable
Cuando estamos preparando nuestra próxima exposición en el escenario, no basta
solo
prepararnos como conferencistas
y conocer
bien nuestro tema. También tenemos que estar en la capacidad de organizar nuestros propios eventos. Y tenemos que coordinar
diferentes aspectos y establecer relación con diferentes proveedores.
Si no
negocias con estos proveedores probablemente nos darán los
costos más altos.
Uno de los proveedores principales en este negocio es el local donde vamos a dar nuestra conferencia y puede que sea un Salón
de renta por
hora, una
Cámara
Empresarial o Salones
dentro
un
hotel que también da este tipo de servicios.
Hacer el evento en un Salón de Hotel
nos
da servicios adicionales
como
puede
ser habitaciones para
expositores y participantes,
acceso de establecimientos dentro del hotel
y también algo importante que es la alimentación y servicios de coffee break.
El factor más importante para negociar el Salón es el número de personas que estimamos asistirán a nuestro evento, en base a esto
tenemos que definir nuestro presupuesto y objetivos.
Si nuestro evento
está dirigido a un público
empresarial
probablemente
tengamos
un
mayor
prestigio si contratamos el
salón en una cámara
empresarial, y si el costo de
la entrada al evento es un poco elevado podemos elegir un hotel de prestigio que le dé exclusividad a nuestra conferencia.
Los salones de renta por hora pueden resultar más económicos pero
hay
que evaluar aspectos importantes como puede ser la ubicación y la facilidad de transporte en la zona.
Con respecto a la rentabilidad que obtendrás al
realizar el evento, debes tener en cuenta todos los egresos de dinero por
actividades antes, durante y posterior al evento. Con el fin
tener un alcance del monto que se va gastar y cuánto dinero hemos destinado al alquiler
del Salón y sus servicios conexos.
Todo este
presupuesto debe
estar por escrito y elaborado en hoja de
cálculo para evitar errores humanos.
Conceptos que no deben faltar en tu presupuesto pueden ser:
publicidad impresa, publicidad en radio, publicidad en internet, pago
al personal de apoyo (Staff).
Es importante
no dejar pasar ningún
detalle
porque la
sumatoria
de
todos
los gastos serán
un
dato
importante para utilizarlo en
el
cálculo de
rentabilidad que queremos obtener y
el precio que
va tener la entrada a
nuestro evento.
Así como nosotros queremos ganar dinero en
este negocio. Las empresas que alquilan los Salones también quieren ganar
dinero por
el alquiler de su infraestructura
y
servicios adicionales
que
nos pueden
brindar. Pero a veces tienen
tarifas elevadas y si hemos hecho
bien el presupuesto a veces tenemos que
optar por una alternativa más económica. Sin embargo hemos logrado desarrollado estrategias que nos dan un poder de negociación con
el cual podemos permanecer en nuestro
presupuesto y tener un
buen
Salón para nuestra conferencia.
El hecho de sacar un buen costo en la renta del Salón puede ayudarnos a cumplir con la ejecución de nuestro presupuesto
y cumplir los objetivos de prestigio, rentabilidad y la experiencia que
se llevaran nuestros clientes.
El 80% es estrategia y el 20% restante es la implementación, por lo que ganaras en el momento en que ejecutes todas las partes de tu
ecuación, y tus costos operativos estén los más bajo posibles.
Características del Salón
Como líder tienes que cuidar el ambiente de los eventos. Por lo que
recomendamos tener en cuenta las siguientes características:
Ubicación
La Ubicación es quizás lo más importante, sobre todo que sea un lugar conocido y con facilidades de transporte público, que no esté
muy
alejado de zonas
comerciales.
Se
podría afirmar que
la ubicación es un 60% del éxito del evento.
El hotel, que sea ubicable, por ejemplo: si el tren pasa por ahí o
queda cerca de un aeropuerto eso te ayuda a que aumente la
asistencia a tu seminario.
Prestigio del Lugar
El Salón debe contar con cierto prestigio y que ya se hayan
realizado eventos exitosos en sus ambientes y que cuando separemos una
fecha para nuestro evento se respete y no nos vayan a cancelar la
separación por razones que no se
pueden explicar, que sea un lugar de autoridad y que las personas que asisten estén en confianza y
Seguras.
Escoge un lugar que vaya de acuerdo a la imagen que quieres
proyectar. Hoteles de 4 o 5 estrellas, o centro de convenciones son los mejores, le da más prestigio,
si
tiene alfombra es mejor, para que no hayas ruidos al caminar, y las sillas deben ser cómodas.
Beneficios
El Beneficio debe estar relacionado siempre al precio
que vamos
pagar y que incluye en el paquete de servicios y que no existan costos ocultos. Haremos un
pago
que
nos otorgue grandes
beneficios.
La Negociación
Para tomar
una
buena decisión antes
hemos
debido hacer
un estudio de
mercado de
los
salones que están
dentro de nuestras expectativas y acorde a nuestro presupuesto y es recomendable no
tomar la primera oferta y continuar evaluando opciones.
Es probable
y factible que puedan
obtener dramáticos descuentos, todos los hoteles
están para negociar. Si cuando llames
te
preguntan:
¿Qué tipo de evento va a ser?
Significa que están listos para una negociación.
De acuerdo al evento te pasaran al
área indicada (dependiendo de la
cantidad de personas que asistirá a tu evento) todos los hoteles está
esperando alquilar sus salones. Seguramente preguntaran la fecha y para cuantas personas, y así saber que salón es ideal para tu evento.
Una opción es hacer el evento en fechas en que
los
hoteles tienen
menos demanda; si quieres hacer evento para navidad o graduación estarán llenos, llamar en una época donde tendrá tu fecha flexible.
Es recomendable hacer los eventos en fines de semana, sábados
o domingos.
Aunque hacerlo en días de semana también es
conveniente, ya que los fines de semana se llenan los hoteles, en
este
caso negociar el precio del alquiler del evento según el día.
Si jamás has ido al
salón que la persona envíe una fotografía, jamás
hay
que arriesgar, siempre hay que verlo antes.
Pedir que se
coloquen
mesas ya que
las personas pueden
llevar sus laptop, si es un evento de más de 3 horas.
Si es menos de 100
personas no es necesario un podio, si son más
es necesario un podio para que las personas que están sentadas
muy
atrás te puedan ver.
¿Cuál sería uno de los errores en negociar con salones?
Aceptar la primera propuesta que te hacen, casi todos te
dicen envía un correo electrónico,
es mejor no aceptar esta propuesta
porque te contestaran en una propuesta elevada, el negocio de ellos es vender
la
comida, te podrán dar un coffee break por la mañana, la comida y coffee break por la tarde, puedes jugar con lo que ellos te dicen.
Es mejor conectarse con la persona correcta casi siempre te ponen con la persona que tomara tus datos, es mejor dar datos mínimos, y pedir negociar con
el responsable, ellos evalúan de cuánto tiempo será el evento y lo que te pueden
ofrecer, es mejor buscar un lugar que tiene múltiples salones.
El gran error es solicitar directamente la cotización del salón, muchas veces lo que te darán son precios inflados.
Si ya tenemos definido el número
de persona que van asistir a nuestra conferencia por dar un ejemplo
que sea 100 personas
sentadas. Entonces podemos pedir una
cotización del Salón para
40% menos lugares de tu objetivo
final.
Según el ejemplo
deberíamos solicitar una cotización
para 60 personas. Sobre todo si
estamos negociando con un hotel
que tiene varios ambientes disponibles.
Coffee Break
Si tu evento incluye servicio coffee break y piensas contratar al hotel
para
que
brinde este
servicio.
Antes
de
cualquier negociación
puedes preguntar:
¿Cuánto cuesta el coffee break por persona?
Luego de obtener la respuesta hacemos una segunda pregunta:
¿Cuántos
coffee
break como mínimo
necesitas que
consuma para que me otorgues un salón de cortesía?
Si la respuesta que obtienes es positiva y los números cuadran con tus cálculos, entonces es muy probable
que hayas conseguido que el Salón te salga gratis.
Si inicias
la negociación
y solo pides
el Salón
te
darán opciones adicionales y te cotizaran el Coffee Break por separado. Empezar la
entrevista por el dato de los Coffee Break puede darte un poder de
negociación increíble,
es el
secreto que lo cambia todo es hacer la
pregunta correcta.
Cena
Es bueno hacer la pregunta:
¿Con cuántos platos de cena el salón me sale de cortesía?
Pueden responder:
Que serían 25 platos, así se
tiene un punto de
partida y se
empieza a
crear la estrategia para pagar y garantizar el costo del salón y según
se van
matriculando aumentas, siempre es bueno darle un depósito
para
poder
negociar;
si te
quedaras
con los platos solicitados
o
aumentaras, lo que desean los hoteles es que se llegue a una venta
en que se llene el salón hay
que negociar hasta unos 4 días antes del
evento.
|
Esta negociación
aplica para desayunos o comidas dependiendo tu
tipo de evento. Puedes manejar ciertos niveles Vip que incluye la alimentación.
Si el salón vale
solo 500 dólares para 40 personas y sin comida, pero si pides el almuerzo quizás te cuesta 700 dólares, es mejor contratar
el salón con los platos y venderlos si la entrada general vale 25
dólares y la
vip 50 dólares
con
comida ahí vendiste el
palto de
comida, y ganas un poco más.
Todo va depender del seminario que
quieras dar. También puedes
maximizar ingresos si la entrada está
a 25 dólares y la entrada vip 50
dólares. Luego que
compran el boleto les pasan a otra página (otra
propuesta) donde le dices si quieres almorzar
conmigo este va ser el
menú y por solo 50 dólares comerás conmigo ese
día, así que
el salón puede salir gratis.
Evento Gratuito
El evento pude ser
gratuito por que la
rentabilidad estará
en
la venta,
que
la solución sea la
venta en el escenario.
Obviamente tienes que tener una buena técnica de cierre de venta presencial y tener los medios de pago preparados para cobrar en el momento.
Cuanto Tiempo para negociar
¿Con cuánto tiempo de anticipación y cuantos hoteles buscar?
Cuando haces por
primera vez un evento, tendrías que hacerlo con 3 meses de anticipación y puedes llamar dependiendo la categoría del hotel.
Si el
evento es
pequeño hasta con tres
semanas de anticipación puedes negociar con el hotel. Y hacer mínimo un mes
de promoción cuando son seminarios pagos.
Una vez que ya contactas los posibles salones empieza el proceso de
negociación con cada uno de los hoteles, la diferencia nos es mucha ya que a los hoteles no les gusta negociar, si quieres salones económicos le
encuentras defectos o
detalles para que te
bajen
el precio del salón, hay locales que tienen eco hay que tener cuidado con ese detalle.
Forma de Pago
La forma de pago que debes acordar con el Salón puede ser dejar
un monto de separación y una promesa de pago a 30 días o el mismo día del evento por lo que es importante que separes el Salón con
bastante anticipación. Esto da
opción
a
vender
entradas al
evento y recaudar capital si el evento es de pago para que
no tengas que
usar tu capital y usar el mismo flujo
económico de la
conferencia.
La propuesta es crear
una
oferta
de valor
con descuentos en
la renta del salón y además ahorrar dinero, tiempo y
generar confianza.
Contrato del Salón
Es importante firmar un contrato o formato interno que respalde el
alquiler del Salón
Pedir
el nombre del salón para colocarlo
en tu promoción en el boleto de venta indicar dónde queda, promover la venta de boletos
por
adelantado.
Pedir el menú,
la comida que
tendrá describir eso
vende más al seminario.
El Evento
La gente
asistirá con mayor expectativa de acuerdo a donde hagas el
evento, si el lugar es lujoso la percepción será mayor, las personas
toman en cuenta mucho el lugar
sobre
todo si tiene prestigio; además de las facilidades de
acceso,
seguridad estacionamiento, buenos servicios higiénicos y si
es bueno mantener una imagen
alta por lo que tendrías que
escoger un hotel
5 estrellas, según
la envergadura del evento que vas a realizar.
Staff
Puedes tener tu propio staff, hay personas que han participado de algún evento anterior o personas recomendadas. Ellos deben
ser
capacitados
en
sus funciones, entregarles
el
vestuario,
esa parte debe estar bien afinada .El Staff debe ser gente de tu confianza, y deben
estar
incluidos
en tu presupuesto de
gastos por lo
que siempre deben
recibir un estímulo económico o canje por
conocimientos, cuando
elabores el
guion del evento debes tener todo programado
minuto a minuto y este programa
debe ser
conocido por todo el Staff.
Aspectos a tener en Cuenta al momento del Evento
1. La Iluminación
2. El Aire Acondicionado (encenderlo 1 hora antes)
3. Probar Micrófonos (si se puede de manos libres)
4. Ubica la pantalla al lado del salón, no va en el centro ya que en
el centro quien va es el
orador, coloca el cañón en una posición donde la luz
no le dé en la cara.
5. El equipo de sonido va ubicado en la parte
de atrás del
salón,
nunca al frente, tener una persona a cargo del sonido, hacer pruebas de sonido antes del evento.
6. La mesa de registro va colocada afuera del salón del evento.
7. Reúnete con tu staff por lo menos una hora antes del evento
para ajustar detalles. Por tu Éxito. Fin
No hay comentarios.:
Publicar un comentario